Dijkverbetering Koehool-Lauwersmeer

Schoolvoorbeeld voor duurzame samenwerking

De dijkverbetering Koehool-Lauwersmeer typeert zich door een ongekend grote omvang; bijna 50 km dijkversterking. Ze speelt zich daarbij af in een omgeving waar grote belangen spelen, waaronder in het bijzonder het werelderfgoed en Natura 2000-gebied de Waddenzee en de vruchtbare landbouwgronden met grote betekenis voor voedselproductie. Deze kenmerken zorgden ervoor dat de dijkverbetering complex is en de verkenning een onvoorspelbaar verloop zou kunnen krijgen. Deze dynamiek stelt dan ook hoge eisen aan de manier van samenwerken tussen Wetterskip en ingenieursbureau.

Waar het lang gebruikelijk was om soortgelijke projecten als een vaste prijs contract aan te besteden, heeft Wetterskip Fryslân, gezien de hoge eisen aan samenwerking, ervoor gekozen om het anders aan te pakken. Vaste prijs contracten hebben naast kwaliteitscriteria ook een stevige prijsprikkel. Wetterskip Fryslân heeft het aangedurfd om de adviesdiensten voor de dijkverbetering Koehool-Lauwersmeer, hun grootste adviesproject ooit, puur op kwaliteit aan te besteden met een frameworkcontract. De beoordelingscriteria waren gericht op organisatie, samenwerking en projectbeheersing. De adviesdiensten betroffen integrale ondersteuning van het projectteam van Wetterskip Fryslân voor de verkenningsfase van de HWBP-opgave dijkverbetering Koehool-Lauwersmeer. 

Jan Hateboer, projectmanager vanuit het Wetterskip: ‘Als Wetterskip hebben we best lef gehad door te kiezen voor zo’n frameworkcontract. We hadden ook een adviesbureau kunnen contracteren op basis van een in eerste instantie kleinere en meer stabiele scope, met meer prijsconcurrentie. Maar we weten dat die scope veel gaat wijzigen, met reële kans op veel contractdiscussies ten koste van kwaliteit en samenwerking. Voor het Wetterskip is dit echt een ongewoon groot project, waardoor we dit als organisatie ook echt anders moesten aanvliegen. Daar ondersteunde Witteveen+Bos ons als een volwaardig partner in.’

Hans Helder, projectmanager namens Witteveen+Bos, vertelt: ‘Toen Wetterskip Fryslân de aanbesteding in deze vorm in de markt zette, triggerde dat mij enorm. Ik vond het een ongelooflijk krachtig signaal dat het wetterskip op deze manier zoveel vertrouwen in haar toekomstige opdrachtnemer uitsprak. Ik merkte ook dat dat echt iets met mij deed. Ik voelde een sterke drive dit vertrouwen waar te maken; ik wil hier echt een opdrachtnemer- en opdrachtgeversucces van maken. Praktisch vertaalt zich dat in echt een betrouwbare opdrachtnemer zijn, verantwoordelijkheid nemen voor goede kwaliteit, daarvoor redelijk betaald worden en de verkenning samen afronden binnen het beschikbare budget van de opdrachtgever.’ 

Ben Strating werkt als manager projectbeheersing bij Witteveen+Bos in Heerenveen aan Koehool-Lauwersmeer. Hij roemt het project als schoolvoorbeeld van hoe een adviesbureau de opdrachtgever maximaal kan ondersteunen: ‘Het gaat om een enorme opgave. Gaandeweg het project heeft de scope ervan ook nog eens een grote herziening gehad. Begin- en eindpunt bleven weliswaar hetzelfde, maar de versterkingsopgave bleek veel groter en voor veel meer dijkstrekkingen te gelden. Ook besloot Wetterskip gaandeweg vanwege verschillende ontwikkelingen en gebiedsprocessen in de brede kustzone de dijkverbetering in een programma onder te brengen en om alle ontwikkelingen waar mogelijk in samenhang op te pakken. Dat vergrootte de complexiteit, en daar hebben we continu flexibel op in kunnen spelen. We werken met een vast team van topexperts aan dit project, vanaf het begin in vrijwel ongewijzigde samenstelling. Daarmee vangen we veel van de organisatorische dynamiek die er is goed op.’

Na de gunning van de adviesdiensten voor Koehool-Lauwersmeer aan Witteveen+Bos zijn nadere contractuele en financiële kaders overeengekomen. Er wordt gewerkt met deelopdrachten waarbij scope en prijs in gezamenlijkheid worden bepaald. Ben Strating: ‘We zijn meer dan in gewone projecten flexibel geweest en in het hele project was er geen opdrachtgever-opdrachtnemer conflict, geen contractdiscussies. We werken transparant, in groot onderling vertrouwen en dat levert veel werkplezier en kwaliteit op.’

Jan Hateboer vult aan: ‘De kwaliteit wordt beter doordat er – achteraf – geen gedoe is over geld. Er zitten in de contracten geen verkeerde prikkels die tot mindere oplossingen kunnen leiden. We maken een gezamenlijke prognose waar we op sturen en kijken daarbij ook naar  mogelijkheden om kostenefficiënter te werken of af te zien van werkzaamheden die geen must zijn.’

De contractvorm heeft er in de praktijk onder meer toe geleid dat Witteveen+Bos heel flexibel kon meebewegen met de behoefte van het project en dat ook zij haar verantwoordelijkheid nam voor de totale bestedingen. Er is wederzijds transparantie getoond in risico’s, budget en bestedingen. Zowel het Wetterskip als Witteveen+Bos hebben kantoorruimte beschikbaar gesteld voor samenwerkdagen, zodat er in elkaars keuken gekeken kon worden. En periodiek werden prestatiemetingen uitgevoerd, die werden besproken en waarvan werd geleerd. Hans: ‘Dat leverde klinkende cijfers op. Het project Koehool-Lauwersmeer zien wij echt als voorbeeld hoe onderling vertrouwen en een goede samenwerking de sleutel tot succes vormen. Dat wij nu onze dienstverlening mogen continueren in de planuitwerkingsfase voelt dan ook als een schitterende beloning en uiting van het wederzijdse commitment.’