Privacyverklaring

De Witteveen+Bos-groep (hierna Witteveen+Bos) respecteert uw privacy. Via deze Privacyverklaring informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens door Witteveen+Bos en uw privacyrechten. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Indien u vragen heeft over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Onze contactgegevens treft u hieronder aan:

Witteveen+Bos
Leeuwenbrug 8
7411 TJ Deventer

Postadres:
Postbus 233
7400 AE Deventer

E-mailadres: privacyofficer@witteveenbos.com
Telefoonnummer: +31 (0)570 69 79 11

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Witteveen+Bos verwerkt of kan uw persoonsgegevens verwerken indien u gebruik maakt van onze diensten, wanneer u werkzaam bent bij een van onze leveranciers, u onze websites bezoekt, u bij ons solliciteert of op een andere wijze uw persoonsgegevens aan ons verstrekt. Welke persoonsgegevens dit precies zijn, hebben wij hierna per categorie van betrokkenen uitgewerkt.

Welke entiteit van Witteveen+Bos als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (of waar relevant de UK General Data Protection Regulation en de UK Data Protection Act 2018 of andere toepasselijke wetgeving) kwalificeert, hangt af van de relatie die u met ons heeft. Indien u hier specifieke vragen over heeft, neemt u dan contact met ons op.

1.1 Klanten

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) onze klanten:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door de klant verstrekt;
  • overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door de klant verstrekt;
  • persoonsgegevens zoals door de klant verstrekt in correspondentie en/of tijdens telefonisch contact;
  • gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door de klant is verstrekt;
  • andere gegevens van klanten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- of regelgeving.

 

1.2 Leveranciers

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij deze leveranciers (hierna: ‘leveranciers’):

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door leverancier verstrekt;
  • overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;
  • gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt;
  • andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving onder andere in het kader van compliance.

 

1.3 Sollicitanten

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door de sollicitant verstrekt;
  • overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door sollicitant verstrekt;
  • nationaliteit, geboortedatum zoals door de sollicitant verstrekt;
  • beschikbaarheid, curriculum vitae en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma's, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief zoals door sollicitant verstrekt;
  • referenties zoals door de sollicitant of referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant en waar relevant: assessmentresultaten;
  • wanneer voor u een persoonlijke account bij ons wordt aanmaakt, naast de persoonsgegevens die u voor het aanmaken daarvan verstrekt en de persoonsgegevens die u aan ons via uw persoonlijke account ter beschikking stelt, wordt ook uw gebruikersnaam verwerkt.

 

1.4 Derden

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals websitebezoekers en adviseurs waarmee wij contact hebben) verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • gegevens in verband met een bezoek aan onze websites waaronder het IP-adres, u kunt hier meer over lezen in ons Cookiebeleid;
  • gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
  • andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of aan ons zijn verstrekt in het kader van de beslechting van een geschil.

 

1.5 Nieuwsbrieven en evenementen

Wanneer u onze nieuwsbrief of een uitnodiging voor bijvoorbeeld een evenement van ons ontvangt en/of bezoekt, dan verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • uw e-mailadres, naam, functietitel en bedrijfsnaam, zoals door u verstrekt;
  • waar relevant en indien door u verstrekt: uw dieetwensen, informatie over rolstoeltoegankelijkheid en/of beperkingen;
  • uw IP-adres;
  • beeldmateriaal gemaakt tijdens evenementen van Witteveen+Bos.


Wanneer u zich uitschrijft voor de nieuwsbrief zullen uw persoonsgegevens worden vernietigd.

2. Grondslagen en doeleinden voor het verwerken van uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  1. wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  2. wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  3. wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
  4. met uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (1 tot en met 4) wij dit doen. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

  • om de gevraagde diensten te verlenen en producten te kunnen leveren (1, 2 en 3: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze producten en diensten);
  • voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (1, 2 en 3: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze producten en dienstverlening (1, 2 en 3: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling en ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en onze producten);
  • om contact met u te houden (onder meer in het kader van campusrecruitment) en om met u te communiceren, bijvoorbeeld via het toezenden van nieuwsbrieven en het versturen van persoonlijke uitnodigingen voor events; (1, 2, 3: het belang om onze producten, diensten en evenementen onder de aandacht van bestaande klanten te brengen, 4;
  • voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (1, 2 en 3: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • om u toegang tot onze websites te verschaffen, om de websites te kunnen verbeteren, om de websites te kunnen tonen in de door u gekozen taal en ten behoeve van de beveiliging en het bijhouden van gebruikersstatistieken van onze websites (3: het belang om een veilige en geoptimaliseerde websites aan u te kunnen bieden);
  • voor het behandelen van uw sollicitatie (1, 2, 3: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature en 4: toestemming indien u langer in portefeuille wenst te blijven, zie: ‘Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?’);
  • voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (1, 2 en 3: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (2, 3: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

 

2.1 Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgen wij ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door ons ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan accountants en advocaten. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen:

  • binnen de Witteveen+Bos-groep;
  • met leveranciers (bijvoorbeeld softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants, assessmentbureaus etc.);
  • met rechtsopvolger(s) ingeval Witteveen+Bos wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
  • met gerechten en overheidsinstellingen;
  • met andere partijen indien:
    • dit wettelijk verplicht is; of
    • met uw toestemming; of
    • wanneer dit nodig is om de rechten en eigendommen van Witteveen+Bos te beschermen en/of fraude te voorkomen; of
    • dit nodig is om Witteveen+Bos te beschermen tegen misbruik, verkeerd gebruik of ongeoorloofd gebruik van haar producten en diensten;
    • dit nodig is om de persoonlijke veiligheid en/of eigendommen van onze medewerkers, gebruikers van onze diensten en producten of het publiek te beschermen.


Ten behoeve van de dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zullen wij erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u meer informatie wil ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

2.2 Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

  • persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende zeven jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op Witteveen+Bos ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht;
  • de persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan ons verstrekt, worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Wanneer u hier toestemming voor geeft, dan bewaren wij uw persoonsgegevens tot een jaar nadat de laatste correspondentie met u over uw sollicitatie heeft plaatsgevonden. De gegevens in het persoonlijke account kunnen de sollicitanten op elke gewenst moment zelf definitief verwijderen. Wanneer u solliciteert op een vacature in België, dan is deze bewaartermijn drie jaar nadat de laatste correspondentie met u over uw sollicitatie heeft plaatsgevonden. Wanneer u bij ons in dienst treedt, zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier;
  • wanneer u ons heeft gesproken op een bedrijvendag, een business course of een ander evenement en in dat kader uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, dan bewaren wij deze gegevens, indien u daar toestemming voor heeft gegeven, maximaal drie jaar;
  • wanneer u onze nieuwsbrieven of andere commerciële uitingen van Witteveen+Bos ontvangt, blijven uw persoonsgegevens bewaard zolang u deze informatie van Witteveen+Bos wenst te ontvangen. Als u geen nieuwsbrieven en dergelijke meer van Witteveen+Bos wilt ontvangen, kunt u zich op elk gewenst moment uitschrijven door contact met ons op te nemen via communications@witteveenbos.com of via de ‘afmelden voor deze e-mailings’ optie die in elke nieuwsbrief van Witteveen+Bos is te vinden.


De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Wij kunnen de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen. Voor meer informatie over de bewaartermijnen aangaande het gebruik van cookies, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

2.3 Beveiliging

Witteveen+Bos neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via privacyofficer@witteveenbos.com.

2.4 Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Witteveen+Bos:

  • het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • het recht om toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
  • het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).


Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die bovenaan deze Privacyverklaring zijn opgenomen.

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeren wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u onder meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2.5 Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Witteveen+Bos, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

2.6 Wijzigingen

Deze Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 april 2022. Witteveen+Bos behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring wordt steeds op onze websites (zoals www.witteveenbos.com) geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen, die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.