Sinds mei 2018 voert Witteveen+Bos claimscans uit voor Rijkswaterstaat. De claimscan is een risicosessie met de kern van een RWS-projectteam gericht op het voorkomen van ongewenste bijbetalingen na de aanbesteding.

Hierbij wordt slim gebruikgemaakt van een group decision support system (GDSS). Dit is een digitaal systeem waarin projectteamleden direct individueel of juist in de groep op elkaar kunnen reageren. De claimscan is een aanvulling op gewone risicosessies. De focus ligt op het voorkomen van fouten en problemen die in andere RWS-projecten hebben geleid tot vermijdbare kosten. Voor projecten van boven de 20 miljoen euro is de claimscan verplicht in een fase kort voor de KAd95-toets en dus betrekkelijk kort voor het afronden van het realisatiecontract.

De kunst is om de sessie zodanig te organiseren dat het voor het team niet voelt als een verplichting, maar een duidelijke toegevoegde waarde biedt. Door middel van het GDSS wordt gefocust op de risico’s waarbij er geen eenduidig beeld bestaat over de (mate van) beheersing. De uitwisseling van risicopercepties en ontstane discussies leiden tot een hernieuwde gezamenlijke focus op de prioriteiten van het project. Op basis van onderzoek heeft RWS geconcludeerd dat de claimscan aantoonbaar een positief effect heeft op het project.
Met het GDSS, waarover W+B inmiddels beschikt, zijn echter naast claimscans ook andere nieuwe werkvormen voor groepssessies mogelijk.

Overal waar sprake is van het inventariseren en structureren van bulkdata door een team kan het hulpmiddel goed worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan tenders, waarbij het team in korte tijd veel data moet verwerken in nieuwe informatie (vragen, taken, criteria, aannames, beslissingen, risico’s en punten waarop het team zich kan onderscheiden), en die gestructureerd en makkelijk terugvindbaar in haar eigen systemen moet opslaan. Met een goede voorbereiding levert de toepassing voordelen zoals snelheid, expliciet werken (alles wordt tijdens de sessie direct vastgelegd) en draagvlak, omdat iedereen actief een inbreng kan leveren. 

+ ernst.molier@witteveenbos.com